上海版权律师网几乎每个企业都离不开作品使用，离不开著作权，企业和作品著作权密切关联，产品设计、产品包装、宣传广告都涉及作品使用。互联网时代，电子宣传平台的兴起，很多企业都有自己的网站，网页内容基本是作品的集合。企业使用的作品权属是否明确、作品来源是否明确、作品使用是否有授权、被许可使用或受让的作品权利是否明确、企业是否进行了审核等各个方面均是企业经营中著作权法律风险所在。企业应进行严格审核管理，否则一不小心就会惹上纠纷。本文从企业内部著作权管理和外部著作权管理两个方面，就纠纷发生较多的几个点论述著作权法律风险防范，帮助企业把好作品使用这道关。
一、企业和作品著作权的密切关联程度。
著作权，也称为版权或作者权，是基于文学、艺术和科学作品而产生的法律赋予公民、法人和其他组织等民事主体的一种特殊的民事权利。著作权的客体是作品。作品，指包括以文字、美术、摄影、产品设计图、工程设计图、建筑、模型、音乐、戏剧、曲艺、舞蹈、杂技、口述、电影或者类似摄制电影的方法、计算机软件等形式创作的文学、艺术和自然科学、社会科学、工程技术等作品。
企业经营中经常使用到作品，无论是以作品为产品进行经营的公司产品（例如设计公司、影视公司等）还是普通企业的产品设计、产品包装、宣传广告等几乎都离不开文字、图案，无不涉及作品。时下电子时代几乎每个企业都离不开电子网络。如果想了解一个企业，百度一下就可以找到这个企业的网站、网络黄页、微博等对外平台。网站、微博平台等平台已经成为企业对外沟通、宣传的窗口、通道，已经成为企业经营的必须，给企业带来了知名度、品牌宣传和客户源，但网站微博内容中对作品的使用也给企业带来了很多的法律风险。总之企业经营离不开作品的使用，企业和作品著作权密切相关，因此企业著作权纠纷频发。
著作权包括财产权和人身权，是一种绝对权，一种私权利，发生纠纷后，尤其是侵权纠纷后，一般要依法承担赔偿损失、停止侵害、消除影响、赔礼道歉等方面的民事责任。企业发生著作权纠纷后，如果仅涉及经济赔偿，可能事情处理还相对简单。但是很多的著作权纠纷案件，均涉及多方面的法律责任，这时法律责任的承担和履行就变得复杂和棘手，例如企业的产品设计，被认定侵权后要依法承担停止侵权的法律责任，这时停止侵权可能就涉及生产线的规划运作、库存处理、经销商合同履行、市场宣传承诺等方方面面的问题。这时候对于一个企业来说，停止侵权的法律责任的承担就变得很沉重甚至无法履行。还有著作权中有人身权，很多侵权案件发生后，企业要依法承担赔礼道歉的法律责任。根据赔礼道歉的范围和侵权影响范围一致的原则，商品公开销售、网站社会公开，那企业要在相应范围发行的媒体进行公开致歉。这样做就会给企业带来很多负面的影响，这是企业为了维护企业声誉非常不想去做的事情，这时法律责任的承担也变得非常沉重，侵权纠纷的处理就变得比较棘手，有时需要用高额的赔偿作为代价来和著作权人协商解决，避免公开致歉情形的出现，这样企业就会产生极大经济损失。
作为企业经营，想减少风险，不想惹上官司，企业各级领导、各部门应当采取切实措施加强对企业内外著作权的管理，增强领导和员工著作权法律意识，在著作权的各个环节制定有效的管理办法，严格把关，尊重他人著作权，也维护好本企业合法权益。
下面本文从企业内部著作权管理和外部著作权管理两个方面阐述如何进行著作权管理，防范法律风险。
二、企业内部著作权管理。
本文所说企业内部著作权管理指的是企业和员工之间著作权关系管理，主要从企业作品著作权归属和企业作品素材来源两个方面进行分析。
（一）企业作品归属的管理。作品归属管理的目的是明确著作权权利归属，避免企业和员工因作品著作权权属不清发生的纠纷。很多企业内部有企业设计人员、策划人员和编辑人员等从事创作的人员，这些员工创作出的作品著作权的归属需要明确界定。企业和员工之间作品著作权归属的界定涉及到职务作品的概念。
1、职务作品的概念和判断
职务作品，是指公民为完成法人或者其他组织工作任务所创作的作品。职务作品是公民创作的，作者是自然人。判别是否为职务作品的核心是创作的目的在于完成本单位的工作任务。工作任务，依《著作权法实施条例》规定，是指公民在该法人或者该组织中应当履行的职责。对于什么情况下的作品是职务作品可从以下三个方面考虑：其一，作者与本单位具有劳动法律关系，作者属于本单位的职工，而且享受本单位的一切工资福利待遇。其二，作品创作在本职工作范围之内。这里有两种情况，对于专业创作者而言，其工作任务就是创作作品，创作作品是他的本职的任务；第二种情况是非创作人员，他的本职工作不是搞创作的，但本单位根据他在某方面的特长而交给其一部分创作任务，这种情况也属于完成本单位的工作任务。其三，所创作的作品与本单位的工作性质相符合，能为本单位的业务所使用。这一条很重要，特别是对于专业作者而言，他们的任务往往不是很明确的，只是有个较大的范围，这时就需要看其作品是否与本单位的业务相适应，适应即为职务作品，不适应则是非职务作品。
2、职务作品的分类
职务作品有一般职务作品和特殊职务作品两类，一般职务作品著作权归作者享有，单位有权在其业务范围内优先使用该作品。在作品完成2年内，未经单位同意，作者不得许可第三人以与单位使用的相同方式使用该作品。作品完成两年内，如单位在其业务范围内不使用，作者可以要求单位同意第三人以与单位使用的相同方式使用，单位没有正当理由不得拒绝；在作品完成两年内，经单位同意，作者许可第三人使用作品所获得报酬，由作者与单位按约定的比例分配；作品完成两年后，单位仍享有业务范围内的无偿继续使用权。
特殊职务作品的著作权由法人或者非法人单位享有除署名权以外的其他权利。特殊职务作品指著作权法第十六条第二款规定的两种情况：一种是科学技术作品。即主要是利用法人或者非法人单位的物质技术条件创作，并由法人或者非法人单位承担责任的工程设计、产品设计图纸及其说明、地图、计算机软件等职务作品。其中的“物质技术条件”，是指该法人或者该组织为公民完成创作专门提供的资金、设备或者资料。另一种情况是法律、行政法规规定或合同约定著作权由法人或法人单位享有的职务作品。
3、企业对职务作品归属的管理
通过以上对职务作品的分析，企业如果想拥有作品著作权，企业可以通过两种方式获得著作权，一是根据法律规定，二是根据约定。根据法律规定企业享有著作权的情形，即指著作权法第十六条第二款规定的上述第一种针对科学技术作品的情况。根据约定企业获得著作权，可以是以合同形式进行双方约定，也可以公示的企业制度的方式规定企业享有著作权的情形。以合同形式进行约定，即企业和创作人员双方签署合同，明确约定作品著作权归属。企业以公示制度的方式规定企业享有著作权的情形，主要是企业在管理制度中规定哪些情形下员工创作的作品属于职务作品，同时规定企业享有这些职务作品的著作权，并将该管理制度进行公示，例如，企业可以制定相应的管理制度，规定以下情形下创作的作品为职务作品：（一）为完成本职工作所创作的作品；（二）为完成单位安排的工作所完成的创作作品，同时明确规定，该情形下创作的作品，著作权归企业所有。这时公示的该企业制度和员工岗位责任管理制度或者任务指派单等即可以说明员工创作的作品的权利归属。
职务作品创作完成后，企业应该收集有关创作过程中的全部资料，将创作草图、摄影作品的底片、定稿、半成品、成品等整理成专门档案进行保存，以完善创作资料，无论是企业内部和员工之间还是对外均可以作为权属证明资料。
另外，企业著作权管理制度，还应该规定，作品著作权归属于企业的，创作人员不得将职务作品擅自以个人名义发表或许可他人使用，造成企业损失的，依据有关法律、法规和政策规定，企业将追究相关人员的法律责任，保证企业作品著作权的行使。
（二）企业作品素材来源的管理。作品素材来源管理的目的帮助企业做好作品创作源头的管理，避免侵权现象产生。很多企业设计人员、策划人员和编辑人员等从事创作的员工承担了创作工作，但是并非独立创作完成，使用的图片、文字，很可能是直接来源于网络。员工对此法律风险并不了解，一般认为网络公开广为流传的资料可以随意使用，于是采取拿来主义，直接使用，或者修改后使用。根据法律规定，作品的保护并不因发表媒体不同而保护不同，也不会因为广为流传而保护力度减弱，更不会因为被修改就使用而不受保护。企业对外的资料一旦出现侵权，由企业直接承担法律责任，因此企业作为管理者，应该设定相应的流程，来做出考量或者风险提示，从创作源头严格把关，避免侵权现象产生。例如企业可以对所有涉及著作权的资料中的每项文字、摄影作品、美术作品，制定表格让创作人员一一填写说明，说明是原创还是使用他人作品，原创要求提供创作说明、创意，是否有借鉴，借鉴素材，素材来源。使用他人作品是否清楚作品作者，作品是否已过保护期限，是否经过授权、是否付费等事项，然后汇总给法务人员，进行法律风险的评估，如果出现侵权的风险，由决策人员决定是继续使用，还是追溯权利来源，经过授权后使用。企业内部著作权管理涉及各个环节，很多方面，这里重点指出以上两点。